Een seizoen werken als reisleiding: wat zijn je taken en wat wordt er van je verwacht?

In mijn vorige post van 29 mei vertelde ik al wat er aan vooraf gaat wanneer je een zomerseizoen wil werken in het buitenland. In dit deel wil ik het graag hebben over wat je allemaal kan verwachten wanneer je werkt als reisleider voor een reisorganisatie op bestemming. Wat zijn je taken en bezigheden, wat wordt er van jou verwacht en hoe ziet je leven er uit voor een half jaar?

Transfers

Het begin van een vakantie voor een gast begint en eindigt natuurlijk op de luchthaven. In het laagseizoen zul je 2 vaste dagen per week naar de luchthaven gaan. In het hoogseizoen zelfs 3 dagen. Het kan zelfs ook zo zijn dat je 2 transfers op 1 dag hebt. De tijden lopen uiteen. Vaak genoeg heb ik om 4 uur in de ochtend moeten opstappen of pas om 11 uur in de avond. Alles is mogelijk.
Bij het ophalen wacht je de gasten op, ontvangt ze en stuurt ze door naar de bus. In de bus geef je een welkomstpraatje, deel je de welkomstenveloppen uit, zorgt eventueel voor drankjes en zet hen af bij hun accommodatie.
Bij het wegbrengen haal je de gasten op bij hun accommodatie, geef je een afscheidspraatje en loop je voor hen uit naar de incheckbalie, helpt hen met het inchecken, waar je blijft tot de laatste gast is ingecheckt.
Al met al neemt een transfer van begin tot eind toch wel een uur of 4 in beslag, zeker wanneer het hoogseizoen is. Om een voorbeeld te geven: Ik was dan wel hostess van 2 dorpen met mijn collega, maar zowel wij als de rest van de collega’s moesten gasten ophalen en afzetten in alle 6 dorpen, ook al waren dat niet onze vaste werkplaatsen. Het kon vaak een uur of langer in beslag nemen om iedereen op te halen, inclusief genoeg speling voor te laat komers of andere incidenten. Wanneer we dan eindelijk iedereen verzamelt hadden, duurde het nog minstens een uur om op de luchthaven in Barcelona te komen (een half uur voor Girona). 

spanje, werken, reisleiding

Welkomstbijeenkomsten

Zoveel aankomsten als je hebt, zoveel welkomstbijeenkomsten organiseer je. De locatie van de bijeenkomsten staat al vast en daar wacht je de gasten op, op de afgesproken tijd. In de bus hebben zij al een welkomstenveloppe gehad met de tijd en de locatie van de bijeenkomst.
Tijdens de bijeenkomst geef je informatie over het dorp en wat er allemaal te doen en te zien valt. Je geeft praktische tips voor bijvoorbeeld de trein of bus en het VVV.
Daarnaast maak je de gasten enthousiast over het excursieaanbod. Je vertelt hen welke excursies er worden aangeboden vanuit de organisatie en verzorgt de boekingen, tickets en betalingen ervan.
De gasten hebben dan ook de gelegenheid om vragen te stellen of met problemen te komen die dan opgelost moeten worden.

Bezoekmomenten

Gedurende de week heb je ook een aantal bezoekmomenten. Ook dit verschilt of het hoog- of laagseizoen is. Dit zijn er 2 of 3 per dag waarbij je een half uurtje aanwezig bent om gasten te woord te staan. Zij zijn op de hoogte van deze bezoekmomenten en zoeken je dan op. Op dit soort momenten kunnen zij een excursie boeken of vragen stellen. De bezoekmomenten zijn verspreidt over het dorp, zodat de gasten nooit heel erg ver hoeven te lopen om je te zien. Ze vinden vaak plaats in de lobby van een hotel of eetgelegenheid.

Jongerenactiviteiten (niet altijd het geval)

Het kan zijn dat je een aantal avonden in de week de jongerenactiviteiten moet begeleiden. Dit begint in juni met de eindexamenreizen en gaat in 1 ruk door (met een korte daling tot eind juni) tot aan het einde van het hoogseizoen. Deze activiteiten houden vooral kroegentochten in. Je probeert de sfeer er in te houden en loopt voorop van kroeg tot kroeg.
Aangezien wij met team Costa Brava vlakbij stapwalhalla Lloret de Mar vertoefden werden ook speciale kroegentochten daarheen georganiseerd. Dan begeleidden we de jongeren in de bus.
Of je wel of niet mee moet doen met de jongerenactiviteiten ligt heel erg aan de bestemming waar je gaat werken. Zit je op een typische ‘party bestemming’ dan kun je daar wel van uit gaan.

Administratie

Een van de niet te onderschatte taken van de reisleider is de administratie. Dit neemt een groot gedeelte van je tijd in beslag als je niet op pad bent.
Aan het einde van de week maak je je kasstaat op. Hierop zet je uitgebreid uiteen welke excursies je hebt verkocht en hoeveel ze kostten inclusief andere benodigdheden zoals het declareren van benzine voor de scooter en papier voor de printer. Samen met het geld gaat dit in een enveloppe en wordt het afgeleverd bij de areamanager.
Voor de rest moet je voor elke aankomst een accommodatielijst printen, waar alle aangekomen gasten per accommodatie op staan met hun preferenties. Deze lijst moesten wij ook controleren bij de receptie. Of alle informatie overeen komt de informatie die de accommodatie heeft.
Voor elke transfer heb je natuurlijk ook een transferlijst nodig met alle stops en op te halen of af te zetten gasten erop. Tevens zorg je dat de welkomstenveloppen klaar zijn. Dit houdt in dat je een lijst met het excursieaanbod en een bestemmingsboekje in de enveloppe doet. Op de voorkant schrijf je de naam van het reisgezelschap en de tijd en datum waarop zij verwacht worden op de eerstvolgende dichtstbijzijnde welkomstbijeenkomst. Dit kunnen dus ook gasten zijn van je collega’s in de andere dorpen.
Daarnaast zorg je ook voor de vertrekinformatie die je een paar dagen voor vertrek ophangt in het hotel van elke gast, zodat zij weten hoe laat zij opgepikt worden voor de vlucht naar huis.
Al met al gaat er veel tijd in zitten met het printen en uitschrijven van de administratie en is daarom ook zeker niet te onderschatten.

spanje, werken, reisleiding

Vrije tijd

In principe heb je 1 dag in de week een vrije dag en wanneer je werkzaamheden afgerond zijn heb je tijd voor jezelf. In de praktijk, zeker in het hoogseizoen zul je jezelf vaak genoeg aan het werk zien tijdens je vrije dag. En mocht je toch een vrij dagje hebben, dan zul je toch altijd paraat moeten staan voor belletjes van je gasten en zul je in vele gevallen ook bij hen langs moeten gaan om hun problemen op te lossen.

Het voordeel van het laagseizoen is dat je op een laag tempo ingewerkt kan worden, al is het wel meteen aanpoten. Je moet je bestemming leren kennen om zo je gasten zo mogelijk te kunnen helpen waar nodig. Je hebt tijd om je collega’s en andere mensen op bestemming te leren kennen, waar je veel mee om zult gaan tijdens het seizoen. Het hoogseizoen is ongekend druk en soms chaotisch maar met je voorkennis gaat dat zeker lukken en des te meer kunnen je genieten van het wederom aanstaande laagseizoen. Je kunt je werk beter plannen en kan goed inschatten hoeveel tijd je nodig hebt voor bepaald werkzaamheden. Zo wordt je een expert in time management. Tevens verbeter je je communicatie ‘skills’ en leer je een andere cultuur kennen.
Het wordt hoe dan ook de zomer van je leven en wellicht sta je het jaar daar op weer op bestemming.

Lijkt het reisleiderschap je iets?
Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmailby feather

You may also like...

2 reacties

  1. Sanne schreef:

    Hallo Ilse,

    Ik heb volgende week mijn selectie dag voor sunweb als reisleider. ken jij sunweb? is het een goed bedrijf?

    Ik moet het “welkomsrpraatje” houden op de selectie dag, hoe zag jou welkomstpraatje er uit? ik wil namelijk niks vergeten (A).

    Ik hoor graag van je!

    Groetjes, Sanne

    • Travelette Travelette schreef:

      Hoi Sanne!

      Ja ik ken Sunweb, heb voor hen stage gelopen en het is zeker een fijn bedrijf. Probeer gewoon de interessantste dingen te vertellen over je bestemming.. Het allerbelangrijkste is je presentatie.. En dan bedoel ik je houding, je stem en of je enthousiast bent.
      Veel succes!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *